PROCEDURĂ DE SOLUȚIONARE A CERERILOR / PLÂNGERILOR
- Procedura reglementează regulile care guvernează principiile, măsurile și cerințele privind soluționarea cererilor / plângerilor în cadrul PERGAM.
- În sensul prezentei proceduri, termenii prezentați la singular sau plural vor avea același înțeles.
- În raport de prezenta procedură și de Statut, PERGAM asigură corespondența cu membrii, utilizatorii și cu alte organisme de gestiune colectivă, prin orice mijloace, inclusive electronice.
- Orice membru / persoană interesată / nemembru / titular de drepturi / utilizatori/ organisme de gestiune colectivă / autoritate a statului (denumiți în continuare, în mod generic, solicitant) are dreptul să formuleze către PERGAM solicitări de informații / cereri de audiență / altele asemenea, specifice obiectului de activitate al asociației.
- Cererile pot fi depuse prin poștă / curier la sediul PERGAM / prin poștă electronică (email) / direct la sediul PERGAM în orele de program.
- Cererile comunicate prin poșta electronică pot fi comunicate pe oricare dintre e-mail-urile PERGAM: office@pergam.ro, repertoriu@pergam.ro sau anamaria.marinescu@pergam.ro
- Cererile sunt înregistrate în Registrul General de intrări-ieșiri în vederea evidenței și soluționării.
- Cererile se soluționează de urgență în maximum 30 zile lucrătoare și dacă necesită o verificare amănunțită și/sau un volum mare de date / documente / fișiere sau arhive, în termen de 45 zile lucrătoare de la depunerea cererii.
- Cererile trebuie să cuprindă cel puțin următoarele elemente:
Datele de identificare ale solicitantului, precum și adresa de corespondență;
Datele de identificare ale reprezentantului și adresa de corespondență, în cazul în care cererea este depusă printr-un reprezentant / împuternicit / avocat;
Descrierea / obiectul / conținutul solicitării.
10. În ceea ce privește membrii PERGAM, cererile/plângerile pot avea ca obiect, printre altele:
Eliberarea de adeverințe vizând calitatea de membru și/sau adeverințe de venit;
Comunicarea propriului repertoriu declarat și înregistrat în baza de date a PERGAM;
Comunicarea de user și parolă pentru declararea și/sau actualizarea repertoriului;
Solicitarea de informații detaliate și documente privind sumele ce i-au fost repartizate în ultimele 12 luni, proveniența, modul de calcul a drepturilor și reținerilor aplicate, precum și verificarea concordanței acestor date cu prevederile din Statut privind regulile de repartiție;
Autorizaţia de gestionare a drepturilor şi revocarea sau retragerea acestora, colectarea, repartizarea şi plata remuneraţiilor, metodologia/formula de calcul utilizată de către organismul de gestiune colectivă pentru calcularea remuneraţiei, reţinerile aplicate;
Revocarea sau retragerea mandatului acordat PERGAM.
11. Urmare solicitării unei cereri de audiență și/sau verificare repertoriu, aceasta se programează în prealabil cu minim 3 zile lucrătoare înainte.
12. Orice membru are dreptul de a sesiza Comisia Permanentă Specială privind accesul la informații dacă consideră că i s-ar fi încălcat dreptul de acces la informațiile solicitate, în termen de 3 zile. Comisia Permanentă Specială privind accesul la informații este obligată să răspundă în termen de 7 zile atât celui care a sesizat-o, cât și administratorului general al PERGAM.
13. Solicitanții au dreptul de a primi răspuns în scris, motivat, în termen de maximum 30 de zile, la plângerile formulate referitoare la autorizaţia de gestionare a drepturilor şi revocarea sau retragerea acestora, colectarea, repartizarea şi plata remuneraţiilor, metodologia/formula de calcul utilizată de către organismul de gestiune colectivă pentru calcularea remuneraţiei, reţinerile aplicate.
- Modelul cererii adresate PERGAM este aprobat prin decizia Directorului General.
- Cererea va cuprinde cel puțin următoarele elemente: datele de identificare ale solicitantului, obiectul cererii și modalitatea de comunicare a răspunsului.
- În raport de prezenta procedură și de Statutul PERGAM, membrii au dreptul să aibă acces la toate informațiile și documentele cu privire la modul de gestionare a drepturilor lor, categorii de drepturi și titluri de opere, precum și obligația corelativă de a răspunde cererilor de informații primite din partea PERGAM.
- În raport de prezenta procedură și de Statutul PERGAM, asociația asigură accesul propriilor membrii, fără discriminare, la informațiile privind orice aspect al activității de colectare a sumelor datorate de utilizatori și de repartizarea acestora, precum și un tratament egal, nediscriminatoriu, bazat pe principiul transparenței.
- Procedura poate fi modificată pentru a introduce noi tendințe în practicile de soluționare a cererilor / plângerilor, inclusiv în cazul modificărilor cerințelor legislației aplicabile.
- În cazul în care anumite dispoziții din prezenta procedură intră în conflict cu legea aplicabilă, în speță Legea nr. 8/1996 privind dreptul de autor și drepturile conexe, republicată, modificată și completată se aplică dispozițiile legii speciale aplicabile.
- Procedura și cererea aferentă pot fi consultate la sediul PERGAM, sunt postate pe site-ul PERGAM și comunicate oricărei persoane interesate / oricărui solicitant.